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    word使用“郵件合并”功能批量打印學籍信息核對表

    時間:2014-04-22 22:55來源:Office教程學習網 www.tin22.com編輯:麥田守望者

    新生一年級的建檔工作已經開始了,不同于往年,今年特別嚴格,上級要求每個學生的家長都要對學生的基本信息進行核對,無誤后簽字畫押,所以需要將學生的詳細信息批量打印出來。我們山東省用的學籍管理平臺并沒有打印新生詳細信息的功能,只能將信息導出。經過一番努力,我使用“郵件合并”功能實現了學籍信息批量打印。

    首先在學籍管理平臺中導出新生的信息,并保存為Excel表格。不過這個表格足足有60列,直接打印顯然不是個好辦法,就算學校有大幅面的打印機,也只能把打印出來的學生信息裁成長條,核對很不方便。

    后來我到Excel交流論壇看了看,發現有不少老師使用VBA來實現,不過我并不精通VBA,為了打印學生的學籍信息核對表再去學習這些內容的話,又太慢了,任務緊迫,沒有那么多的時間。

    后來我發帖詢問,有朋友提出了一個思路,使用“郵件合并”功能,我試驗之后發現這個方法十分簡便,而且效果很好,下面是具體的操作步驟。

    1、準備數據源

    這里使用的數據源當然就是包含學生學籍信息的Excel文件了。

    2、建立模板

    使用Word設計一個學生信息表格,表格項最好與Excel表格保持一致。這個表格就是我們需要進行郵件合并的模板,用來調用并顯示Excel中的數據的。

    3、進行郵件合并

    點擊Word的“工具”菜單(以2003為例),依次選擇“信函和郵件”- “顯示郵件合并工具欄”(這一步也可以在“視圖”菜單中完成),然后我們會發現工具欄上多出了一欄,就是郵件合并工具欄。

    (1)設置文檔類型

    點擊郵件合并工具欄上的“設置文檔類型”按鈕(左邊第一個),會彈出一個“主文檔類型”對話框,為了節省紙張,我這里選擇了“目錄”。

    (2)設置數據源

    點擊郵件合并工具欄上“打開數據源”的按鈕(左邊第二個),選擇我們第一步中準備的Excel文件,單擊打開,然后會再彈出一個“選擇表格”的窗口,要求指定使用哪個工作簿,點擊確定,完成數據源設置。這樣,我們的模板就跟Excel文件關聯起來了。

    (3)插入數據域

    以插入新生姓名為例,將光標定位到表格中要插入學生姓名的地方,點擊郵件合并工具欄上“插入域”的按鈕(左邊第六個按鈕),在彈出的窗口中選擇“學生姓名”,然后單擊“插入”,然后關閉窗口。

    重復上述操作,直到將需要填寫的項目全部填完。

    (4)查看合并數據

    為了觀察一下最后的效果,并進行必要的表格寬度調制,所以我們先查看合并數據,單擊郵件合并工具欄上"查看合并數據"的按鈕(“插入Word域”右邊那個按鈕),即可看到郵件合并之后的最終模樣,工具欄上還有一些按鈕和輸入框可以查看前一條、下一條和指定的記錄。在這里,可以根據數據的長度對表格進行美化調整。

    (5)合并到新文檔

    到此,郵件合并的工作就基本結束了,可以直接打印了,但是只能打印當前學生的信息,想打印第二個學生則需要查看下一條,然后再次點打印,學生一多的話就十分不便了。這時我們可以選擇“合并到新文檔”,把所有信息輸出到一個Doc文檔里面,以后直接打印這個文檔就可以了。

    點擊“合并到新文檔”按鈕,選擇“全部”(也可根據自己的需要選擇其他項目),確定之后稍等片刻,我們會發現所有學生的信息已經生成完畢,稍作排版之后打印即可。

    總結:郵件合并功能非常強大,“插入Word域”的功能可以先對數據進行處理(邏輯算術運算格式化等)然后插入,比如要打印英語證書,可以設置分數小于60打印“不及格”,85以上打印“優秀”。這些東西就由各位老師自行挖掘了,呵呵。除了打印學生的學籍信息,我們還可以使用“郵件合并”功能批量打印信件(名字不同,內容相同)、批量打印學生胸卡,批量打印獲獎證書、準考證等等。

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