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    access用窗體給數據穿上漂亮的外衣

    時間:2014-10-03 00:01來源:Office教程學習網 www.tin22.com編輯:麥田守望者

    當需要輸入的數據量很大時,在表格中輸入既不方便也容易出錯。這時可借助Access的窗體功能,使數據輸入更為直觀、方便。

    第一步:在數據庫主窗口左側單擊“窗體”按鈕,然后在右側雙擊“使用向導創建窗體”打開向導窗口(見圖6)。在“表/查詢”下拉列表中選中“表:圖書基本信息”,然后單擊中間的“>>”按鈕將“可用字段”中的所有字段都加到“選定的字段”中。

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    第二步:單擊“下一步”,接下來的窗口用來設置窗體的排列方式,這里就選擇“縱欄表”。再單擊“下一步”,選擇窗體的顯示樣式,筆者覺得“混合”樣式比較好看,所以選擇了該項。繼續單擊“下一步”,為窗體指定一個標題,這里用默認的“圖書基本信息”就可以了。最后單擊“完成”按鈕,結束窗體的創建。

    第三步:默認情況下創建完成后窗體即會自動打開,就可以輸入數據了。也可以在數據庫主窗口的 “窗體”項中,雙擊剛才建立的窗體打開它。如圖7所示,在這樣的界面中輸入數據是不是方便了很多。按Tab鍵、回車鍵、上下左右箭頭鍵可以在各個輸入框中快速切換。輸入完一條記錄后,會自動進入下一條記錄,也可以通過它下面的多個導航按鈕在所有的圖書記錄中進行瀏覽、修改。

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    查詢:獲得問題的答案

    數據庫的特長就在于它的快速檢索功能,在Access中通過設置條件,可以快速查找出符合要求的圖書記錄,比如2003至2004年買過什么書,30到40元之間的都有哪些書,某個出版社或某位特定作者的書等。下面以找出藏書中所有英語類的圖書為例,一窺Access強大的查詢功能。

    第一步:在數據庫主窗口左側單擊“查詢”,在右側雙擊“在設計視圖中創建查詢”項。將會顯示查詢設計視圖窗口,并且會彈出一個“顯示表”對話框。點選前面創建的“圖書基本信息”表后單擊“添加”按鈕將其加到查詢設計視圖中,最后單擊“關閉”按鈕退出“顯示表”對話框

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    第二步:如圖8所示,單擊“表”行的單元格,從下拉菜單中選擇前面創建的“圖書基本信息”表,然后單擊其上的“字段”行單元格,選擇該表中的“書名”字段,確保“顯示”行的復選框為選中狀態,表示這個字段在最終的查詢結果中將顯示出來。以同樣的方法添加其他想要顯示的字段,最后再加上“圖書類別”字段,取消其“顯示”行中復選框的選擇(最終查詢結果將不顯示該字段),并在“條件”行輸入關鍵詞”英語”(英文雙引號),表示篩選出該字段值為“英語”的所有記錄。

    第三步:按Ctrl+S鍵保存,第一次保存會彈出“另存為”對話框,輸入查詢名稱(如“英語書”)后確定。關掉查詢設計視圖窗口,會發現查詢列表中多出了“英語書”一項,雙擊它就會驚奇地發現,數據庫中圖書類別為“英語”的圖書記錄都顯示出來,并且每個記錄只顯示出我們所關心的那幾個字段。

    以后你在數據表中追加更多的記錄時,隨時雙擊剛才所創建的查詢“英語書”,它都能找出所有英語類別的書來。當然,查詢只是對數據表中的數據進行重組而已,它本身并不會改變表中的數字。

    第四步:如果你覺得查詢結果顯示太老土,可以用窗體的形式來顯示結果,制作方法與前面的一樣,只是在“表/查詢”下拉列表中一定要選中“查詢:英語書”項。

    本文只是一個簡單的實例,主要是為了打破你對Access的陌生感,其實有很多功能我們都沒有涉及到,比如打印報表、生成網頁數據庫以及使用VBA編程實現更多更復雜的功能等。以后有機會,我們會介紹更多Access方面的有用實例。

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